معظم مشكلات المواصفات عند الطرح ليست فنية. فالمتطلب موجود في مكان ما في الرسومات أو في جدول أو ملاحظة استشارية، لكنه ليس حيث يتوقع المسعّر أن يجده. يعالج MasterFormat ذلك بمنح كل متطلب عنوانًا ثابتًا، لكنه لا ينجح إلا إذا حُدّد الهيكل قبل البدء في الكتابة.
1. ثبّت قائمة الأقسام أولًا. ابدأ من الأعمال الموجودة في الرسومات، وحدّد أقسام MasterFormat التي يحتاجها المشروع فعلًا. الاتفاق المبكر على فهرس الأقسام يمنع مشكلتين: متطلبات بلا مكان، وأقسام منسوخة من القوالب لأعمال لا يتضمنها المشروع.
2. حدّد ما يخص كل قسم. التداخلات هي مصدر استفسارات الطرح. العزل المائي ومواد الإحكام ومانعات انتشار الحريق أمثلة معتادة؛ فكل منها قد يظهر في ثلاثة أو أربعة أقسام. اجعل كل متطلب في قسم واحد، وأشر إليه من الأقسام الأخرى.
3. حافظ على منطق الأجزاء الثلاثة. الجزء الأول عام، والثاني المنتجات، والثالث التنفيذ: هذا عرف يعرف المتنافسون كيف يقرؤونه. متطلبات المنتجات المدفونة في بنود التنفيذ، أو متطلبات الجودة المخفية في الملاحظات العامة، يسهل أن تفوت عند التسعير.
4. وحّد المصطلحات مع الرسومات. إذا كانت الرسومات تقول "قاطع نوع A" والمواصفات تقول "نظام ألواح جبسية"، فسيضطر أحدهم إلى التخمين بأنهما الشيء نفسه. مصفوفة بسيطة تربط مراجع الرسومات وأكواد الجداول وأقسام المواصفات تلغي التخمين.
5. سجّل الفجوات. لن تكون المواصفات مكتملة في كل مرحلة. المهم أن تُدرج المعلومات الناقصة في قائمة، لا أن تُترك بنودًا فارغة. قائمة الفجوات تخبر فريق التصميم بما يجب حلّه، وتخبر القارئ التالي بما لم يُحدّد بعد.
لا يتطلب شيء من ذلك فريقًا كبيرًا، بل يتطلب تحديد الهيكل مبكرًا وتطبيقه باتساق. وهذا هو الفرق بين مواصفات مكتوبة ومواصفات قابلة للاستخدام.